在宅ワークでWeb会議を円滑にする上での心得

在宅ワークをしているとおのずと会議もWeb会議になります。

私も会社が在宅ワーク推奨となり、それに伴い、顧客との打ち合わせ、プロジェクトメンバーとの打ち合わせや相談など、すべてがWeb会議へと移行することになりました。

しかし、Web会議って聞こえにくかったり、時間になっても会議に入らないメンバーがいたり、話しづらかったりとやりづらさがあるものです。

そこで今回、Web会議を円滑に進めるためにはどのようにしたらよいのか、考えてみました。

Web会議で起こりやすい問題

まず、Web会議で起こりやすい問題を上げてみます。

時間になっても集まらない
終了時間があいまいになる
Web会議のURLや場所がわからない
相手の状況/反応がわからない
会話がかぶる
話を切り出すタイミングがわからない
マイクのボリュームがみんなバラバラ
周りの音が入る
周り映像がカメラに映りこむ
ミュートにし忘れる/ミュートのまま話す

といったことが私が実際に経験した、Web会議により起こった問題です。

では、これらを解決しWeb会議を円滑に進めるための、Web会議を始める前の準備としてやった方がよいこと、Web会議中にやった方が良いことをご紹介します。

Web会議を始める前の準備

ここでは、Web会議を始める前の準備としてやっておくべきこと、Web会議を円滑に進めるためのポイントを紹介します。

ファシリテーターを必ず決めておく
会議を仕切る人、司会者を必ず決めておき、タイムスケジュール通りに進行できるようにしておきましょう。主催者が行うのが良いと考えています。
事前に会議アジェンダを共有しておく
アジェンダは最低でも30分前には共有し、参加者が把握できるようにしておきます。
Web会議開始5分前にリマインドやURLを通知
リマインドを兼ねてWeb会議のURLや案内をチャンネルなどで通知しておくと、入り忘れる人が少なくなります。
ファシリテーターは5分前くらいから開始して準備
時間になったらスムーズにスタートできるよう、画面共有で資料展開する場合は資料を準備し、画面を共有しておく、カメラやマイクが問題ないか確認をしておくと良いです。
参加者は2分、最低でも1分前には参加を
参加者は最低でも1分前には参加し、カメラやマイクの設定確認をするなどを行い、会議に参加する準備を開始前には負えられるようにすると良いです。
ファシリテーターはチャットを常にチェック
時間になっても入っていない人がいる場合、開始が遅れてしまいます。そのため、遅刻の連絡が来ていないか、会議の場所がわからない人がいないかどうか、音声が聞こえない人がいないかどうかなど確認を行うためにもチャットをチェックしましょう

Web会議を円滑に円滑に進める上での心得

ここでは、Web会議を円滑に進めるうえで気を付けたい、Web会議進行中のポイントを紹介します。

カメラオンでうなずきなどの反応は大きく
Web会議では相手の反応がわかりづらく、理解しているのかもわかりづらいです。そのため、うなづくなどの反応は通常よりも大きく行うことで発言者にとってわかりやすいため、反応は大きくした方が良いです。
また、質問がある場合の手を振ったりするのもオススメです。
質問は話を最後まで聞き終わってから
質問や確認などは発言者が話し終わってからするようにしましょう。Web会議の場合、会話がかぶってしまうととても聞き取りづらくなってしまいます。そのため、話し終わったことが確認できてから質問をしましょう。
発言者時以外は基本ミュート
発言者以外は基本ミュートにしておき、周りの音が入らないようにしておきましょう。イヤホンマイクの場合、少し触れただけでも音が入ってしまい発言者の声が聞き取りづらくなってしまうこともありますので、それらが入らないように基本はミュートにしておきましょう。
話し終わったことを伝える
発言者は話し終わったことを相手に伝えることを意識すると良いです。
例えば、「～以上です」「～終わりです」などといった話し終わったことを確実に理解できるように伝えることで、他の人が話しやすい雰囲気が作れます。
伝え忘れたこと、伝えられなかったことはチャットで
伝えられずに話題が次に進んでしまった、質問をする時間がなかったなどといった場合、チャットに質問を投げておくことでファシリテーターや発言者は確認が可能です。後で聞けば良いと会議終了後に個別で聞いてしまうと会議をしている意味がありませんので、参加者にも展開する意味も込めてチャットで書いておいた方が良いです。

最後に

以上が私が意識している、私のチームが意識しているWeb会議を円滑に進めるための心得です。

今までWeb会議なんてほぼやったことがなかった私ですが、初めて見るといくつも課題が出てきましたので、その課題を解決するためにいろいろ試しながら最善の方法を探ってます！